Mi Balance Vital

Tratamiento de datos

PREÁMBULO

LUISA HERNANDEZ LOPERA, colombiana, domiciliada en Envigado (Ant), identificada con cédula de ciudadanía número 1.037.644.789, propietaria del establecimiento de comercio cuya enseña y marca es “MI BALANCE VITAL (MBV)”, en adelante “M.B.V” en cumplimiento de lo señalado en el artículo 15 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, Decreto Reglamentario 886 De 2014 y el Decreto 1074 de 2015, implementa la siguiente política para el Tratamiento y Protección de Datos Personales.

  M.B.V, implementará todas las acciones para el cumplimiento de la protección y tratamiento de datos personales de los que sea responsable, en especial para proteger los derechos a la privacidad, la intimidad y el buen nombre y los derechos a conocer, actualizar y rectificar los datos de los titulares recogidos en las bases de datos propias. Es por ello que la presente política se aplica tanto para proteger los datos personales que actualmente trata M.B.V y sus establecimientos de comercio, como aquellos datos que en un futuro se puedan tratar.

CAPÍTULO 1

Responsable del tratamiento de datos personales

LUISA HERNANDEZ LOPERA, colombiana, domiciliada en Envigado (Ant) en la ______________, identificada con cédula de ciudadanía número 1.037.644.789, Medellín con correo electrónico __________ y teléfono __, actúa como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales en virtud de la recolección que realice directamente de los datos de sus clientes, empleados, proveedores, aliados comerciales y demás terceros personas naturales.

LUISA HERNANDEZ LOPERA, entendida en el presente documento como M.B.V., como responsable del tratamiento de datos personales, podrá suscribir alianzas o convenios para las ofertas de servicios profesionales, y encargar a otras entidades o personas del tratamiento de los datos personales de los cuales sea responsable para lo cual obtendrá el consentimiento previo, informado y expreso de los titulares de los datos, garantizando de esta manera los derechos a la protección de los datos.

CAPÍTULO 2

Definiciones

Para los efectos de la presente política, se relacionan a continuación las definiciones establecidas por la normatividad vigente:

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por M.B.V. dirigida al Titular de los datos personales, en la cual se le informa de la existencia de las políticas de tratamiento de  información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Es el relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público; aquellos que por su naturaleza no están sometidos a protección.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. 
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando M.B.V.., domiciliada en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta de M.B.V.

CAPÍTULO 3

Principios

De conformidad con la ley, M.B.V.., actuará en toda recopilación, manejo y supresión de datos personales de acuerdo a los principios  que deben seguirse en todo Tratamiento de Datos Personales y de protección de la ley del HABEAS DATA, ellos son:

  • Legalidad: Para el tratamiento de los datos personales, M.B.V. se sujetará a lo establecido en la ley y demás disposiciones.
  • Finalidad: MBV. informará al Titular la finalidad del tratamiento dado a los datos personales, la cual debe ser legítima de acuerdo con la Constitución y la ley.
  • Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo lo ejercerá M.B.V. con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular; o por mandato legal o judicial.
  • Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento de los datos personales, debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Transparencia: MBV garantiza al Titular el derecho a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de sus datos.
  • Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento que M.B.V. dará a los datos personales, se sujetará a las disposiciones establecidas en la ley y la Constitución. Los datos personales no podrán estar disponibles en internet o en otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo los que sean de naturaleza pública o aquellos en el que su acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido al Titular o terceros autorizados.
  • Seguridad: La información sujeta a tratamiento por M.B.V.., será protegida mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que otorguen seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Confidencialidad: Las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a  garantizar la reserva de la información suministrada. Inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

CAPÍTULO 4

Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad de los mismos

El tratamiento de los datos personales se hará conforme a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y Decretos Reglamentarios, en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular.

M.B.V. como RESPONSABLE del tratamiento de datos personales obtiene y obtendrá de los titulares de los datos personales su autorización clara, previa, expresa, informada y libre de vicios, mediante formularios, formatos de recolección de datos, formularios electrónicos, cláusulas contractuales y demás medios de que disponga o pueda disponer para tal efecto. 

M.B.V. informará de antemano la finalidad para el tratamiento de los datos personales a los titulares, excepto en los casos expresamente autorizados por la Ley.

M.B.V. obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos documentos físicos, electrónicos, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita el consentimiento del titular o mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. 

Tratamiento de datos sensibles: 

M.B.V. solo trata datos personales sensibles para lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los Titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento. 

M.B.V. hace uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando: 

  • El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que por ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización. 
  • El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y éste se encuentra física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización. 
  • El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 
  • El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o dentro del marco de procesos de mejoramiento, este último siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del Titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles. 

Además de lo anterior, M.B.V. cumple con las siguientes obligaciones: 

  1. Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento. 
  2. Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso. 
  3. No condicionar ninguna actividad a que el Titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual). 

La presente política será aplicable en los casos en los que M.B.V. solicite el diligenciamiento de solicitudes de vinculación, encuestas o formularios de forma telefónica, digital o presencial, así como las planillas de asistencia a eventos, o en los demás casos en los que requiera obtener datos personales, sin perjuicio de las condiciones particulares que apliquen en cada caso.

A partir del momento en que el Titular de los datos personales autorice a M.B.V. para la recolección y tratamiento de sus datos personales, éstos podrán usarse en el desarrollo de sus actividades comerciales y laborales.

M.B.V. podrá utilizar los datos personales del Titular como dirección de correo electrónico, dirección de correo física y/o número de teléfono fijo o celular para enviarle publicidad relacionada con su oferta se productos y servicios, y contactarlo para eventos y otras actividades.

En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice M.B.V. le comunicará al Titular de los datos personales de manera clara los mecanismos puestos a su disposición para conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada.

Finalidades.

A través de la presente política M.B.V. formaliza el tratamiento de datos personales aplicable a las actividades con clientes, usuarios, prestadores, proveedores, empleados, distribuidores, aliados comerciales y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en sus bases de datos y en las de sus establecimientos de comercio de ser el caso. M.B.V. utilizará la información personal obtenida, de manera directa o indirecta, de dichas personas, en general para el cumplimiento y desarrollo de su actividad Empresarial, y específicamente para: (i) Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de los contratos y relaciones comerciales ii) Dar  cumplimiento  a los deberes legales que le corresponden, entre ellos,  para el proceso de facturación y cobro por servicios prestados; para incluirlos en los sistemas informáticos de gestión de proveedores e insumos; para realizar la vinculación y análisis jurídico y financiero previo a la  iniciación de una relación comercial o contractual; para entregar información periódica o eventual a las autoridades tributarias y gubernamentales del Orden Nacional, Departamental o Local; para realizar las gestiones de pago a proveedores; para gestionar trámites de reclamaciones y devoluciones por cobros errados en los establecimientos comerciales; para la realización de reservas y trámites legales o comerciales inherentes a las labores como empleados; para adelantar el proceso de selección para la contratación, así mismo, estos datos podrán ser utilizados por M.B.V. durante la relación laboral o de prestación de servicios o vinculación estratégica mediante contratos y/o convenios con la finalidad de potenciar las habilidades de los empleados, prestadores, o vinculados por medio de cursos, capacitaciones, talleres, etc., y para incorporarlos a los diferentes procesos de bienestar y planes de beneficios; para suministrar información del empleado a las entidades de seguridad social; para fines de comunicación interna y publicidad de información de interés y para la gestión de riesgos; para  el  almacenamiento de registros fílmicos que constituyan  evidencias futuras; para el desarrollo y ejecución de programas  de promoción y prevención de enfermedades en la salud; para el desarrollo de procesos de contratación y subcontratación de proveedores de bienes y servicios; para suministrar u obtener referencias comerciales y/o financieras; para adoptar medidas tendientes a la prevención de actividades ilícitas (iii) Para proveer información sobre productos y servicios propios o de aliados comerciales; (iv) Para efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo; (v) Para llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial, social, de mercadeo, publicitarios o en ejecución de su actividad empresarial; (vi) Para informar sobre cambios de productos, precios o servicios; (vii) Para realizar eventuales evaluaciones que le informen sobre la calidad y satisfacción de sus productos y/o servicios mediante encuestas de satisfacción.

M.B.V. podrá entregar los datos personales de sus clientes, usuarios, prestadores, proveedores, empleados, distribuidores, aliados comerciales y otros terceros, a entidades radicadas en Colombia o en el exterior, sean públicas o privadas, siempre y cuando sean empresas o entidades con las que M.B.V. se relacione por vínculos de participación accionaria o comercial; o la entrega de datos personales tenga como finalidad la estructuración, diseño e implementación de ofertas de productos y/o servicios, beneficios y planes de bienestar o selección o en general propuestas de valor adicionales a las que M.B.V. está en capacidad de ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad facilitar el desarrollo de la actividad empresarial de M.B.V. mediante la tercerización de sus procesos, tales como archivo físico o digital, cobranza, gestión de riesgos, desarrollo de software, contacto de miembros, investigación de mercados, elaboración de análisis estadísticos, elaboración de estrategias comerciales y/o sociales, mercadeo, estudios de impacto social, participación en programas sociales de inclusión del estado, establecimiento de nuevos canales de atención, y demás fines relacionados y conexos. 

Las anteriores actividades podrán ser realizadas a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, sitio web, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto,  redes sociales, encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido, dando cumplimiento a lo previsto en la normatividad vigente.

CAPÍTULO 5

Derechos de los titulares de los datos personales

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:

  • Acceder, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a MVB en su condición de responsable; Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada por el titular de los datos personales a MBV; salvo cuando expresamente se exceptúe en los términos de la ley 1581 de 2012. 
  • Ser informado por MVB o por los encargados del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que lo modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante MVB.
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales, que hayan sido objeto de tratamiento por parte de MVB como responsable del tratamiento de datos personales.

CAPÍTULO 6

Responsable de la atención de peticiones consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales

LUISA HERNANDEZ LOPERA, persona natural, será el responsable de la atención de las consultas, quejas y reclamos, relacionados con el tratamiento de datos personales.

CAPÍTULO 7

Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales 

Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes o representantes, siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.

En caso que los datos personales deban ser objeto de consulta, reclamo (corrección, actualización o supresión), o cuando se advierta un presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, los titulares  podrán  presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento y en especial al área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.

Los titulares de los datos personales o sus representantes, pueden también en cualquier momento revocar la autorización otorgada a MVB. para el tratamiento de sus datos siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto MVB. deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos, y de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento. En este último caso, MVB. podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

Procedimiento para la atención de Consultas. 

  • Se formulará mediante solicitud escrita dirigida al oficial de protección de datos o al área responsable de la atención de peticiones consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales y se enviará al correo electrónico __________________ o  se recolectará a través de diligenciamiento del formulario dispuesto para tal fin  en la página WEB https://onexmedia.xyz/vital/ .
  • Este contendrá como mínimo la identificación del Titular, nombre completo, teléfono y correo electrónico de contacto.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

  • La respuesta a la consulta se dará de manera electrónica al titular interesado al correo electrónico indicado en la solicitud  y en esta se suministrará toda la información personal que repose del titular  en las bases de datos de MVB. o que esté vinculada con la identificación del Titular.
  • También se entregará con la respuesta a la consulta prueba(s) de la autorización(es) para el tratamiento otorgado (s) por el titular o en su defecto prueba de la publicación del aviso de continuidad en el tratamiento de datos personales y/o el aviso de privacidad.

Procedimiento para la atención de Reclamos (Corrección, Actualización o Supresión de datos)

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al área responsable de la atención de peticiones consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales y se enviará al correo electrónico_________________ o  se recolectará a través de diligenciamiento del formulario dispuesto para tal fin  en la página WEB https://onexmedia.xyz/vital/
  2. Este contendrá la identificación del titular, el nombre, la dirección, el teléfono, el correo electrónico, la copia del documento de identificación y la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y podrá será acompañada de los documentos que se quiera hacer valer.
  3. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado al correo electrónico informado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. 
  4. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  5. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al correo electrónico del interesado.
  6. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  7. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al correo electrónico del interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimiento para la revocatoria de la autorización.

  1. La revocatoria se formulará mediante solicitud escrita dirigida al área responsable de la atención de peticiones consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales y se enviará al correo electrónico ____________________ o  se recolectará a través de diligenciamiento del formulario dispuesto para tal fin  en la página WEB https://onexmedia.xyz/vital/contactanos/
  2. Este contendrá la identificación del titular, el nombre, el teléfono, el correo electrónico y la copia del documento de identificación y se deberá indicar si es total o parcial o para cual o cuales fines se revoca la autorización
  3. Si la petición de revocatoria resulta incompleta, se requerirá al interesado al correo electrónico informado, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la petición  para que subsane las fallas. 
  4. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la petición.
  5. En caso de que quien reciba la petición de revocatoria  no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al correo electrónico del interesado.
  6. Una vez recibida la petición completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «Revocatoria en trámite», en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la petición sea  decidida.
  7. El término máximo para atender la petición será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la petición  dentro de dicho término, se informará al correo electrónico del interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su petición, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CAPÍTULO 8

Privacidad, Confidencialidad Y Seguridad De Los Datos Personales

M.B.V. garantizará a los Titulares de la información, la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos entregados, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros.

M.B.V. dando aplicación al principio de autonomía, se reserva la facultad de mantener y catalogar como confidencial la información que reposa en sus bases de datos.

M.B.V. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

M.B.V. manifiesta que algunos de sus portales pueden contener vínculos a páginas web de terceros, sobre las cuales no tiene manejo ni control alguno, por tal motivo, no se hace responsable por el contenido, políticas de privacidad, seguridad y/o manejo de datos personales que se establezcan en las mismas, siendo obligación del Titular de los datos personales conocer en los respectivos portales, las políticas relacionadas con la protección y el tratamiento de su información.

CAPÍTULO 9

Vigencia de la política y periodo de vigencia de la bases de datos

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario, para cumplir las finalidades establecidas en el numeral 2 de esta política. 

Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de M.B.V, debiendo dar a conocer oportunamente a los Titulares de los datos personales, dichas modificaciones.

Las políticas, según instructivo que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio serán publicadas de acuerdo a lo establecido por dicha Entidad. 

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